Списание служебного авто и бензина

Машинами пользуются до 98% средних и крупных предприятий. Поэтому списание служебного авто – дело привычное, для бухгалтеров. О нем мы уже писали: достаточно на заседании комиссии вынести решение списать имущество, затем оформить акт списания и направить в бухгалтерию. Теперь предлагаем поговорить о том, как вообще используются до списания служебные авто и как оформляют расход топлива.

Для директора

Очень часто руководители фирм пользуются транспортом не только по работе, но и в личное время. В этом случае не стоит забывать о том, что существуют путевые листы, и их нужно заполнять грамотно для того, чтобы списывать топливо через бухгалтерию. Также от этого зависит расчет налога на прибыль. Не забывайте, чтобы списать служебный автомобиль, по нему не должно быть долгов или просрочек, а также проблем со страховой компанией, если придется расторгать договор.

Выбор путевого листа

Есть несколько форм его заполнения, при одной из них расходы на бензин или другое топливо списываются в конце периода. Поскольку путевой лист считается основным документом, свидетельствующим о расходе топлива (чек с АЗС не считается, ведь он не подтверждает оприходования купленных литров), то его нужно правильно заполнять. В путевом листе значатся:

• Номер и марка;
• Период действия;
• Кто владеет машиной;
• Кто за рулем;
• Модель авто и сведения о нем.

Кстати, форма путевого листа может разрабатываться в Excel самостоятельно, если только предприятие не принадлежит к транспортным перевозчикам. Маршрут следования служебного авто списать необязательно, достаточно дат и километража поездок. Для чего снимают показания по спидометра автомобиля. Каждый маршрутный лист подтверждается документами о приобретении топлива.

Если фирма, в которой рассматривается списание служебного автомобиля, использовала унифицированные путевые листы, то в них необходимо указывать даты и назначение поездок. Налоговая может проверять адреса, которые покажутся ей сомнительными, в особенности если автомобилем пользуется руководство, и возникает подозрение о нецелевом использовании.

Учет топлива и списание в служебном автомобиле

Поскольку бензин или дизель приобретаются за средства предприятия, их можно рассматривать как возникший доход в натурально-вещественной форме, который подразумевает удержание НДФЛ и начисление страховых платежей. Налоговая также может придраться к НДС, если его вычитают из стоимости бензина и признать такую операцию необоснованной. Поэтому опять-таки любые сомнительные моменты доказываются путем предъявления маршрутных листов и сопутствующих документов.

Не забываем, что расходы топлива на предприятии не безлимитные, хотя НК РФ не ставит границ на расход горюче-смазочных материалов. Однако существуют методические указания по расходу топлива и ГСМ для автомобилей. И в отличие от формы путевого листа, эти предписания должны соблюдать все предприятия без исключения, в частности, они позволяют рассчитывать налоговое бремя. Поскольку налоговики в случае их соблюдения будут менее придирчивыми. В остальных случаях, если для транспортного средства нормы расхода ГСМ не утверждены, то следует рассчитывать их по нормам, указанным производителем в техпаспорте.